チャットGPTにエクセル関数を聞こう!連携なし無料の簡単な使い方

記事のカバー画像です。ChatGPT画面とExcel画面が配置されています。 無料GPT

今回は自営業さんやフリーランス事業者さん向け、ChatGPTにエクセル関数をパパッとたずねる方法です。ChatGPTとExcelを連携させる使い方もありますが、その手順には、アドイン(アドオン)、APIキー連携という難しい言葉が出てきます。

スクリーンショットです。ExcelでChatGPTのアドオンを入れようとした際の注意喚起画面です。

面倒だからパスしたい

そこまでエクセルを使いこむ予定がない場合は、ChatGPTを開いて関数をたずねてみましょう(アプリでもweb版でもOK)
ポイントは質問にひと工夫することです。コピペだけで求める答えにたどり着けます。これから手順をご紹介します。

ポイントは「セル位置」をChatGPTに伝えること!

これから一例を紹介します。以下のエクセル画面は、当ブログが「どんな検索ワードで検索されているか」を示す表です。

Excelの表サンプルです。検索ワード(クエリ)が羅列されています。

ChatGPT(英語)
チャットGPT(カナ)
どっちが多いんだろう

確か個数を数えてくれる関数があったような、この疑問をそのままChatGPTにたずねるとChatGPTが関数を教えてくれます。ポイントはセルの位置番号をChatGPTに伝えることです。

特定の言葉をカウントしたい

microsoft excelの使い方についておたずねしたい。A2〜A102にクエリが入ったエクセルデータがあります。特定の言葉「チャットGPT」がこの中に何個あるか導き出したいのですが、どうやったら良いでしょうか
ChatGPT
ChatGPT

Microsoft Excelで特定の言葉が含まれる行の数をカウントするためには、COUNTIF関数を使用する方法が便利です。

ChatGPTの回答画面はこちらです。ChatGPTの無料版で十分使えますよ。

ChatGPTがExcel関数の質問に答えた画面です。コピーできるよう表示されており、そこを赤丸で囲み強調しています。

ChatGPT画面に表示された黒いスクリーンの右上にある「Copy code」をクリックします。
次にエクセルを開きます。適当なセルにペーストします。

Excelに関数をコピペした際の画面です。求める答えが得られたことを示しています。

ペーストした瞬間に答えが出た

ちなみにCOUNTIFは他にも「合格」と「不合格」の数を数えたい、「参加」と「不参加」の数を数えたい、そんな時にも使う関数です。

Googleの表計算スプレッドシートを使う際も、同じプロンプトや関数が使えますので「Excelの関数を教えて」でOKです。
また「Googleスプレッドシートの関数を教えて」と指示しても問題なく使えます。

ChatGPT×Excel関数たとえば(自営業に便利)

在庫の管理、納品書や請求書など、自営&個人事業の方(飲食業や小売業)が使いやすい、ChatGPTへの質問ワードをいくつかご紹介します。ぜひコピペして試してみて下さい。青いマーカー部分はご自身の書式に合わせて変更して下さい。

基本フォーマットこちら

microsoft excelの使い方についておたずねしたい。《ここにおたずねごとを入れます》どうやったら良いでしょうか。関数を教えて下さい。

在庫が減ったら教えて欲しい

C2(セルの位置)在庫数が20未満になったら「発注」と表示したいです。
ChatGPT
ChatGPT

以下の数式を使うことができます:

=IF(C2<20, "発注", "")

Excel画面です。在庫の減少に合わせ「発注」と表示されています。

曜日を表示したい

A2セルに日付が入っています。A3セルに曜日を入れたいです。
ChatGPT
ChatGPT

曜日を表示するには、TEXT関数を使用します。
=TEXT(A2, “aaaa”)

Excel画面です。日付の横に曜日が表示できたことを示しています。

日付のセルを年・月・日で分割したい

A2セルに入っている日付が「2024/2/7」の形式です。A3セルに年だけ、A4セルに月だけ、A5セルに日だけとなるようセルを新設したいです。
ChatGPT
ChatGPT

年を抽出するための関数は、YEAR関数です
A3セル(年を抽出):

=YEAR(A2)

Excel画面です。日付の横に年/月/日を分割して表示できたことを示しています。

請求書に0が並んで困った

納品・請求書について。=B26といった具合に記入事項を連動させてますがB26を消去すると「0」と表示されます。0表示されないようにしたいです。
ChatGPT
ChatGPT

B26が0の場合に空白を表示したい場合は、以下の式を使用します。

=IF(B26 = 0, "", B26)

Excel画面です。請求書の空白であるべき欄に0が表示されていることを示しています。

その他…ChatGPTに聞いてみる手も

その他、自営業(飲食業や小売業)に使い勝手が良さそうなExcel関数をいくつか教えてもらえますか?関数と、使えそうなシーンを教えて下さい。
ChatGPT
ChatGPT

はい、ご紹介します。

関数用途使用シーン例
SUM複数のセル範囲にわたる数値の合計を計算します。日々の売上の合計や、特定期間の仕入れコストの合計を計算する。
AVERAGE指定されたセル範囲の数値の平均を計算します。平均客単価や、特定期間の商品売上の平均を把握する。
MAX/MIN指定されたセル範囲の数値の中で最大値や最小値を見つけます。の最高売上や最低売上を特定する。
IF条件に基づいて異なる結果を返します。売上目標達成の有無を表示する、特定条件での割引適用を計算する。
VLOOKUP/HLOOKUP一つの表から関連する値を検索し、抽出します。商品コードや商品名から価格や在庫数を検索する。
CONCATENATE(または&演算子)複数のテキストを一つに結合します。顧客の名前と姓を結合してフルネームを作成する。
COUNTIF/SUMIF特定の条件を満たすセルの数を数えたり、条件を満たすセルの値の合計を計算します。特定の商品の売上数を数える、特定条件の売上合計を計算する。
PMT定期的な支払いのための支払額を計算します。設備投資のローンの月々の返済額を計算する。

「Excel関数を聞きたい」の一文を省略できます

C2の在庫数が20未満になったら「発注」と表示したい

上記のように、「Excel関数に関して質問します」や「関数を教えて下さい」などの前提の文言を省き、用件だけ入れてChatGPTに答えてもらう方法もあります。
例えば以下のサンプルをご覧ください。

語尾を「にゃー」にして下さい

これは事前に語尾を「にゃー」とするようChatGPTにインプットしています。
この機能を応用して「これから質問することは全てExcelに関することだ」とChatGPTに伝えます。

使うのは「Custom Instructions(カスタムインストラクション)」という機能です。ChatGPTの無料版でも使えますよ。以下に手順をご紹介します。

手順①設定画面を開く

ChatGPTの画面の左下、自分のメールアドレスが書いてある隣の「…」をクリックし(①)、②Custom instructions(カスタム指示)をクリックします。すると入力画面が開きます。

ChatGPTの設定画面です

開いた入力画面が以下の画像です。入力欄が2つあります。上段は「ChatGPTに何を知っておいて欲しいか」を入力する欄、下段は「ChatGPTにどんな返答をして欲しいか」を入力する欄です。

ChatGPTのカスタム指示を解説しています。

今回は下段のみにプロンプトを入力します。

手順②カスタム指示プロンプトはこちら

以下の文をコピペして入力して下さい。

上段

(空白)

下段

日本語版Microsoft Excelの先生として振る舞ってください。質問に対して、適切な関数を教えてください。その他、適宜質問に答えてください

手順③使用後はカスタム指示をOFFに

使用後、別のチャットを始める前には「カスタム指示」をOFFにして下さい
OFFにしないと、新しいチャットにも「カスタム指示」が有効になり、エクセルの質問に答えてしまいます。

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