今回は「チェックシート作り」をテーマにしたChatGPTの使い方です。例えば「名もなき家事」や「飲食店のトイレ掃除」などといった、細々とした作業もChatGPTは作業の詳細を一瞬でリストアップしてくれます。
例えば「トイレ掃除」について、ChatGPT無料版でも以下のようなチェックシートを作ってくれました。
項目を作る方法と、作った項目を表にするやり方、それぞれについて早速ご紹介します。
プロンプトはこちら
こちらがChatGPT無料版のスタート画面です。チャット欄に以下のプロンプトをコピペするだけです。
トイレ掃除チェックリスト
先ほどの「トイレ掃除」に用いたプロンプトをご紹介します。
飲食店のトイレ掃除をアルバイトにやってもらうためのチェックリストを作成したいです。まず項目づくりを考えてもらえますか？
飲食店トイレ掃除チェックリスト
- 準備
- 掃除用具（モップ、バケツ、ブラシ、ゴム手袋等）の準備
- 必要な清掃材料（トイレ洗剤、消毒液、ガラスクリーナー等）の確認
- 「清掃中」のサインボードの設置
- トイレ内部の清掃
- 便座と便器の内外の洗浄と消毒
- トイレの壁とドアの拭き掃除
- 床の掃き掃除とモップがけ
- トイレットペーパーホルダーの清掃とペーパーの補充
- 排水溝と換気扇の確認と清掃
- 手洗いエリアの清掃
- 手洗いボウルと蛇口の洗浄と消毒
- 鏡の拭き掃除
- タオルやハンドソープの補充
- カウンターと周辺の清掃
- アメニティのチェックと補充
- トイレットペーパーの補充
- ハンドソープやハンドタオルの補充
- 空気清浄剤や消臭剤のチェックと補充
- ゴミ箱の処理
- ゴミ箱のゴミを取り除き、必要に応じてゴミ袋を交換
- ゴミ箱の外側と内側の清掃
- 最終チェック
- 全体の仕上げと見落としがないかのチェック
- 「清掃中」のサインを撤去し、トイレが使用可能であることを確認
- 用具の片付けと清掃
- 使用した清掃用具の洗浄と整理
- 用具を指定の保管場所に戻す
するとChatGPTがスラスラと「やることリスト」を挙げてくれるはず。
ポストの手紙整理チェックリスト
他にも試してみましょう。家のポストがいっぱいになってきた際にやるべき作業もChatGPTに作ってもらってみては。以下のプロンプトをコピペしてみて下さい。
ポストに手紙がたまってきた際の作業チェックリストを作ってもらえますか？プライバシー情報はシュレッダーしたいと考えています
ポストの手紙整理チェックリスト
- 手紙の回収
- ポストから全ての手紙を取り出す
- 手紙を清潔な作業面に広げる
- 初期仕分け
- 手紙を未開封と開封済みに分ける
- 明らかに不要な広告やチラシを別にする
- 手紙の開封
- 未開封の手紙を慎重に開封する
- 各手紙の内容を確認
- 内容の評価と分類
- 重要な書類（請求書、通知、契約書等）を識別
- 個人的または情緒的価値のある手紙を選別
- その他の一般的な手紙や情報を分類
- 保管すべき手紙の整理
- 重要書類を保管用ファイルに入れる
- 個人的価値のある手紙を適切な場所に保管
- プライバシー情報の処理
- 個人情報が含まれている可能性のある手紙を特定
- シュレッダーで個人情報を含む手紙を安全に破棄
- 不要な手紙の処分
- 不要な広告や一般的な情報をリサイクルまたはゴミ箱へ
- 環境に配慮した方法で処分
- 作業エリアの清掃
- 作業面を清潔にし、用具を片付ける
- シュレッダーの中身を適切に処理
- 記録と追跡
- 処理した重要書類のリストを作成（必要な場合）
- 今後の対応が必要な事項についてメモ
その他どんなチェックシートが作れる？
ChatGPTはどんなチェックシートが作れるか、チャットGPTに聞いてみました。用いたプロンプトをご紹介します。
色んな業務のチェックリストをChatGPTと協力して作りたい。例えばどんなチェックシートがありえますでしょうか。例えばトイレ掃除の作業チェックリストというのが私は思い浮かびました
いくつかの一般的な業務チェックリストの例を挙げます
清掃・整備関連
- トイレ掃除の作業チェックリスト
- オフィス清掃チェックリスト
- PCメンテナンスチェックリスト
飲食店・小売関連
- 朝の開店準備チェックリスト（飲食店向け）
- レストランのクロージング（閉店）チェックリスト
- 小売店の開店準備チェックリスト
イベント・会議関連
ChatGPTによる回答（一例です）
- イベント計画チェックリスト
- ビジネスミーティング準備チェックリスト
- 忘年会計画チェックリスト
お花見幹事のチェックシート
その他さらに「日本の新入社員が行う、お花見幹事」についても作業チェックリストを作成してくれました。良かったら以下のプロンプトを入れてみて下さい。
日本の新入社員はお花見の幹事をやります。このチェックリストも作成可能ですか？
大量のto doを挙げてくれた！
あとはChatGPTが挙げた項目を削除したり加えたりすると、簡単に完成します。
仕事のやり方を細かい部分まで共有できれば、お互いが困らず、不公平感が減り、良好な関係が実現しそうです。
ChatGPT無料版では「表づくり」まで実現！
プロンプトはこちら
ChatGPTからの回答は箇条書きになっていると思いますので、Googleスプレッドシートや、マイクロソフト・エクセルにコピペしやすいよう、ChatGPTが表の体裁に変える指示してみましょう。プロンプトは以下の通りです。黄色マーカー部分をご自身の用途に合わせて変更して下さい。
ありがとう。上記の項目をテーブル形式で表示して下さい。以下のように分けて下さい ・大きな分類 ・具体的な作業 ・確認者サイン欄（空欄。こちらで記入します） ・激励書き込み欄（空欄。こちらで自由記入とします）
ポイントは「テーブル形式で表示して」です。
GPT有料版はチャート図にもできる
ChatGPT有料版は、チャート図にすることもできます。使うプラグインは「Whimsical Diagrams」です。プラグインストアより検索してみて下さい。
チャート図を作るプロンプト
「Whimsical Diagrams」のプラグインにチェックを入れた状態で、以下のプロンプトをお試し下さい。黄色マーカー部分をご自由に変更して下さい。
マインドマップを作って欲しいです。（ChatGPTが作ったチェックリストの項目をここにコピペ）
さらに細かくチェックリストを作ることも可能です。例えば以下のプロンプト。
「トイレ掃除」についてさらに細かく描写してもらえますか？
余談ですが「PRの方法」など店に経営に関するあれこれを考える際にもマインドマップは便利です。例えば以下のプロンプトをコピペしてみては。
私は飲食店の店主です。夏の新メニューをPRする方法を考えています。どんな方法があるかマインドマップで示してもらえますか？
まとめ
個人のお店が新人トレーニングをするのは大変な労力です。アルバイトと店主のお互いがモヤモヤしないよう、チェックシート作りは有効な手段の一つではないでしょうか。ChatGPTを使うと、無料版でも「新人教育チェックシート」を作ることは1分程度で可能です。そしてGoogleスプレッドシートやエクセルにコピペして調整・印刷など応用できます。
また、ChatGPTは「トイレ清掃チェックリスト」や「開店準備チェックリスト」など、他の業務におけるチェックリスト作りにも使えます。さらに有料版を使うと、チェックリストの作成だけでなく、店舗のPR方法といった、クリエイティブな部分にも応用可能です。ぜひお試しいただけたら嬉しいです。
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