2025年に入ってからのニュースによると、Google版のChatGPT、その名も「Gemini（ジェミニ）」が、他のGoogleサービスとの連携をぐんぐん強化しています。
特に、Gmailでのメール作成支援やGoogleドキュメントでの文章作成・要約機能などが、より進化しているという報告があります。
ジェミニでGmailメール要約できた↓
GmailのGeminiは秘書並みの仕事するね。 pic.twitter.com/ZA7LEQqzu2
— RINMON (@rinmon) April 8, 2025
ジェミニでスライド（パワポ）作成できる↓
上記は現在、有料契約者向けサービスです！
（Google Workspace 月800円〜）
いずれは「AIのGemini × 表計算ソフトGoogleスプレッドシート」の気軽な連携がきっとやって来ます。
期待できるAI×表計算ソフトの連携は、以下のようなものが考えられます。
- 会話するように操作: 「〇〇の条件でデータを抽出してグラフ化して」といった指示で操作が完了する。
- データ分析: 複雑な関数を知らなくても、データの傾向分析や予測などをGeminiがサポートしてくれる。
- 関数の自動生成: やりたいことを伝えると、適切な関数をGeminiが提案・生成してくれる。
- レポート作成の自動化: 定型的なレポート作成をGeminiが支援してくれる。
- インサイトの発見: データの中から、人間では気づきにくいデータの特徴や改善ポイントをGeminiが発見してくれる。
「Microsoft 365」（Microsoft Officeのサブスク）でも同様のサービスが展開されていますが、なかなかの高価格。現状のビジネス現場では、おそらくこのような感じなのでは。
大企業＝Microsoft365（サブスク版）
中小や個人＝Microsoft Office（買い切り版）
将来AI活用したいなら
Googleに移行がいい？
今回はGoogleの表計算「スプレッドシート」を使うメリットについてご紹介します。
Excel で不便な場面、ありませんか？
個人や小規模事業の仕入れ、売り上げ管理、顧客リスト、シフト管理などで欠かせないエクセル。一方でこんなお悩みはありませんか？
どれが最新ファイルだっけ？問題
「売上報告_最新.xlsx」「売上報告_最終版.xlsx」「売上報告_最新最終版_修正2.xlsx」とデスクトップにファイルがずらり。どれが本当に正しいファイルか分からない、そんな事ってありませんか？
スマホでファイルが開けない！問題
商談中や移動中、急な問い合わせがあった時。「前回の注文内容は？」「あの経費いくらだったかな？」と思っても、データは事務所のパソコンの中。出先や自宅から確認できない、困った経験はありませんか？
ファイルを人と同時編集したい
スタッフ間で売上目標や予約状況を共有したい時。メールで送ったり、USBメモリで渡したり…。 しかも、誰かがファイルを開いていると、他の人が編集できない、なんてことも。
このように、Excelだけでデータ管理をしていると、ちょっとしたストレスが積み重なっていきがちです。
Googleのスプレッドシートの機能Top4
Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している、インターネット上で使える無料の表計算ソフトのこと。「インターネット版のExcel」のようなものです。
ExcelからGoogleスプレッドシートにデータを移すと、どんないいことがあるんでしょうか？ 主なメリットを5つご紹介します。
初期費用０円で使える
アカウント登録だけで、表計算ソフトをオンライン上で使うことができます。Gmailアカウントを既にお持ちでしたら、既にアカウント登録済み。いつでも使い始められます。
どこからでもアクセス可
データがインターネット上にあるので、事務所のパソコン以外でも、自宅PC、タブレット、スマホからでも、ログインすればいつでもデータの確認や修正ができます。急な問い合わせに即対応できます。
複数人で同時に編集できる
一つのファイルを複数人が同時に開いて、一緒に編集できます。「誰かが入力した内容か」の編集履歴が、リアルタイムで他の人の画面にも反映されます。
Googleの他のサービスと連携できる可能性
Geminiを窓口にして、Gmail、Googleカレンダー、Google版Wordの「Googleドキュメント」、表計算ソフトの「スプレッドシート」の編集や閲覧を指示、予定の入力やメールの返信などが簡単便利になる可能性を秘めています。
Excelファイルをスプレッドシートに移行するやり方
一番簡単な方法は「Googleドライブにファイルを入れて、ファイルを開く」です。
1.Googleにログインした状態で（Gmailにアクセスできる状態）、Googleドライブと検索、アクセスします（下の画面になるはずです）
2.イラストの部分にファイルをドロップします。「アップロードが完了しました」と表示され、放り込んだファイル名が表記されています。それをクリックします（下画像の赤で囲った部分）
3.できました。文字列、数字、そして関数も移行されています（下図の赤枠部分です）
ちなみに上記の表はChatGPTに関数を聞きながら作ってもらいました。
とは言え「移行」はこわいので
新たに表を作っては
どんな場面で使えば良いか、ChatGPTに聞こう！
Googleスプレッドシートの共同編集機能が、皆さんそれぞれの仕事の、どんな場面で便利になりそうかChatGPTに聞いてみましょう！
うちは小規模な飲食店です。Googleスプレッドシートの共同編集機能を活用したく、どんな活用方法があるでしょうか。
例えば「社用車の走行距離管理」のサンプルです。以下のように、「誰が入力したか」が表示されます。
使用感が異なるので
触って慣れるのが大切
ちなみに、こんな使い方も便利とのことです。
参考：考えられる漏えいリスク
データをクラウド管理するのに、どうしても気になるのがデータ漏えい。主なリスクをまとめました。
近年は「利用者側の操作ミス」
で流出するニュースが多数です
| リスク内容 | よくある失敗例 | 推奨される対策 |
|---|---|---|
| データを誰でも見られる設定になっている | 「リンクを知っていれば誰でも閲覧・編集可能」設定のまま運用されがち | 特定ユーザーのみ共有に設定し、編集権限を必要最低限に |
| 共有範囲を与え過ぎ | 社外スタッフや取引先にも編集権限を付与したまま | 共有先を定期的に見直し、不要な権限は削除 |
| 個人情報をそのまま記載 | シート内にIDやパスワード、顧客情報を直接記載 | 大事な情報は入力しない |
| 誤操作で誤共有 | 間違えて他人のアドレスに共有リンクを送信 | 共有前に送信先を必ず確認、共有後に設定一覧を見直す |
| 退職者・契約終了者のアクセスが残っている | 退職後も元スタッフがシートにアクセス可能 | 人の出入りがあるたびに共有権限を見直し、削除する |
小さなデータから移行を試して
操作を覚えるのがベターです
大企業はどこも「クラウドでデータ運用している」
今、日本でも海外でも、大手企業のほとんどがクラウドで業務を動かしているのが現状です。
クラウドとは、簡単に言えば「インターネット上の安全な保管庫」のようなもの。
自分のパソコンに保存せず、専門のデータセンター（超高性能なサーバー）に預けて管理してもらう仕組みです。特にGoogle、AWS、 Microsoftなどは最先端のセキュリティ対策を常時実施しています。
この仕組みを、たとえば以下のような企業も使っています：
- メガバンク（銀行システムの一部）
- 自動車メーカー（生産・品質管理）
- 通信キャリア（契約情報や通信履歴）
- 大手小売（在庫・顧客データ）
なぜ大企業はクラウドを使うのか？
理由はとてもシンプルです。
| 比較項目 | クラウド管理 | 事務所内・紙管理 |
|---|---|---|
| データ消失リスク | 自動バックアップで消失リスク低い | PC故障・紛失で全データ消失の恐れ |
| 情報漏洩リスク | 権限設定次第で厳密管理可能 | 紙の持ち出し・誤送信で漏洩しやすい |
| 管理の手間 | 自動アップデートなどで省力化 | 更新・整理は手作業 |
| 災害への強さ | サーバーが冗長化されており強い | 火災・水害で復元困難 |
クラウドは小規模事業者にもメリット多
クラウドは、「人が少ないからこそ、効率よく仕事を進めたい」という中小企業や個人事業主の事情にもフィットしています。
つまり、「クラウド＝危ないもの」ではありません。
今や“当たり前の業務インフラ”になっているのです。
どこ社のAIが抜きん出るか？ それまで色々触ろう
もちろんGoogleだけでなく、MicrosoftもAIを使った機能強化をどんどん開発中です。最終的にどこが一番便利になるか、答えが出るのは2025年より少し先になりそうです。
既にExcelを触れる方は、次にスプレッドシートを使ってみる良い機会かもしれません。
AI（Gemini）との連携が強化されていく今、表計算ソフトの使い方も「関数やマクロに詳しい人が使うもの」から、「話しかけるように操作するもの」へと進化しています。
つまり、今からスプレッドシートに慣れておけば、将来のAI活用もぐんとスムーズに。
操作に慣れておくことは、AI活用時代の“準備運動”のようなものなのです。
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