今回は自営業さんやフリーランス事業者さん向け、ChatGPTにエクセル関数をパパッとたずねる方法です。ChatGPTとExcelを連携させる使い方もありますが、その手順には、アドイン（アドオン）、APIキー、連携という難しい言葉が出てきます。
面倒だからパスしたい
そこまでエクセルを使いこむ予定がない場合は、ChatGPTを開いて関数をたずねてみましょう（アプリでもweb版でもOK）。
ポイントは質問にひと工夫することです。コピペだけで求める答えにたどり着けます。これから手順をご紹介します。
ポイントは「セル位置」をChatGPTに伝えること！
これから一例を紹介します。以下のエクセル画面は、当ブログが「どんな検索ワードで検索されているか」を示す表です。
ChatGPT（英語）
チャットGPT（カナ）
どっちが多いんだろう
確か個数を数えてくれる関数があったような、この疑問をそのままChatGPTにたずねるとChatGPTが関数を教えてくれます。ポイントはセルの位置番号をChatGPTに伝えることです。
特定の言葉をカウントしたい
microsoft excelの使い方についておたずねしたい。A2〜A102にクエリが入ったエクセルデータがあります。特定の言葉「チャットGPT」がこの中に何個あるか導き出したいのですが、どうやったら良いでしょうか
Microsoft Excelで特定の言葉が含まれる行の数をカウントするためには、COUNTIF関数を使用する方法が便利です。
ChatGPTの回答画面はこちらです。ChatGPTの無料版で十分使えますよ。
ChatGPT画面に表示された黒いスクリーンの右上にある「Copy code」をクリックします。
次にエクセルを開きます。適当なセルにペーストします。
ペーストした瞬間に答えが出た
ちなみにCOUNTIFは他にも「合格」と「不合格」の数を数えたい、「参加」と「不参加」の数を数えたい、そんな時にも使う関数です。
Googleの表計算スプレッドシートを使う際も、同じプロンプトや関数が使えますので「Excelの関数を教えて」でOKです。
また「Googleスプレッドシートの関数を教えて」と指示しても問題なく使えます。
ChatGPT×Excel関数たとえば（自営業に便利）
在庫の管理、納品書や請求書など、自営＆個人事業の方（飲食業や小売業）が使いやすい、ChatGPTへの質問ワードをいくつかご紹介します。ぜひコピペして試してみて下さい。青いマーカー部分はご自身の書式に合わせて変更して下さい。
基本フォーマットこちら
microsoft excelの使い方についておたずねしたい。《ここにおたずねごとを入れます》どうやったら良いでしょうか。関数を教えて下さい。
在庫が減ったら教えて欲しい
C2（セルの位置）の在庫数が20未満になったら「発注」と表示したいです。
以下の数式を使うことができます：
=IF(C2<20, "発注", "")
曜日を表示したい
A2セルに日付が入っています。A3セルに曜日を入れたいです。
曜日を表示するには、TEXT関数を使用します。
=TEXT(A2, “aaaa”)
日付のセルを年・月・日で分割したい
A2セルに入っている日付が「2024/2/7」の形式です。A3セルに年だけ、A4セルに月だけ、A5セルに日だけとなるようセルを新設したいです。
年を抽出するための関数は、YEAR関数です
A3セル（年を抽出）:
=YEAR(A2)
請求書に0が並んで困った
納品・請求書について。=B26といった具合に記入事項を連動させてますがB26を消去すると「0」と表示されます。0と表示されないようにしたいです。
B26が0の場合に空白を表示したい場合は、以下の式を使用します。
=IF(B26 = 0, "", B26)
その他…ChatGPTに聞いてみる手も
その他、自営業（飲食業や小売業）に使い勝手が良さそうなExcel関数をいくつか教えてもらえますか？関数と、使えそうなシーンを教えて下さい。
はい、ご紹介します。
| 関数 | 用途 | 使用シーン例 |
|---|---|---|
SUM | 複数のセル範囲にわたる数値の合計を計算します。 | 日々の売上の合計や、特定期間の仕入れコストの合計を計算する。 |
AVERAGE | 指定されたセル範囲の数値の平均を計算します。 | 平均客単価や、特定期間の商品売上の平均を把握する。 |
MAX/MIN | 指定されたセル範囲の数値の中で最大値や最小値を見つけます。 | 月の最高売上や最低売上を特定する。 |
IF | 条件に基づいて異なる結果を返します。 | 売上目標達成の有無を表示する、特定条件での割引適用を計算する。 |
VLOOKUP/HLOOKUP | 一つの表から関連する値を検索し、抽出します。 | 商品コードや商品名から価格や在庫数を検索する。 |
CONCATENATE（または&演算子） | 複数のテキストを一つに結合します。 | 顧客の名前と姓を結合してフルネームを作成する。 |
COUNTIF/SUMIF | 特定の条件を満たすセルの数を数えたり、条件を満たすセルの値の合計を計算します。 | 特定の商品の売上数を数える、特定条件の売上合計を計算する。 |
PMT | 定期的な支払いのための支払額を計算します。 | 設備投資のローンの月々の返済額を計算する。 |
「Excel関数を聞きたい」の一文を省略できます
C2の在庫数が20未満になったら「発注」と表示したい
上記のように、「Excel関数に関して質問します」や「関数を教えて下さい」などの前提の文言を省き、用件だけ入れてChatGPTに答えてもらう方法もあります。
例えば以下のサンプルをご覧ください。
語尾を「にゃー」にして下さい
これは事前に語尾を「にゃー」とするようChatGPTにインプットしています。
この機能を応用して「これから質問することは全てExcelに関することだ」とChatGPTに伝えます。
使うのは「Custom Instructions（カスタムインストラクション）」という機能です。ChatGPTの無料版でも使えますよ。以下に手順をご紹介します。
手順①設定画面を開く
ChatGPTの画面の左下、自分のメールアドレスが書いてある隣の「…」をクリックし（①）、②Custom instructions（カスタム指示）をクリックします。すると入力画面が開きます。
開いた入力画面が以下の画像です。入力欄が２つあります。上段は「ChatGPTに何を知っておいて欲しいか」を入力する欄、下段は「ChatGPTにどんな返答をして欲しいか」を入力する欄です。
今回は下段のみにプロンプトを入力します。
手順②カスタム指示プロンプトはこちら
以下の文をコピペして入力して下さい。
上段
（空白）
下段
日本語版Microsoft Excelの先生として振る舞ってください。質問に対して、適切な関数を教えてください。その他、適宜質問に答えてください
手順③使用後はカスタム指示をOFFに
使用後、別のチャットを始める前には「カスタム指示」をOFFにして下さい
OFFにしないと、新しいチャットにも「カスタム指示」が有効になり、エクセルの質問に答えてしまいます。
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